Формирование деклараций Intrastat в формате INSTAT/XML

Модуль для Store Builder и Multi-Vendor, который готовит ежемесячную декларацию Intrastat непосредственно из заказов магазина. Как только продажи в другие страны Евросоюза превышают национальный статистический порог, ведомство ежемесячно ждёт сводку товаров, их товарных кодов, массы, стоимости и стран происхождения. Все эти данные у магазина уже есть, только рассредоточены: таможенный код хранится в характеристике товара, происхождение в другой характеристике, масса в весе товара, а номер VAT контрагента в поле профиля покупателя. Ручной сбор этих сведений в таблице занимает несколько часов и становится источником ошибок, которых ведомство не прощает. Наш модуль читает заказы выбранного месяца, приводит их в соответствие с моделью Евростата и сохраняет готовый файл для подачи на портале ведомства.

Основные возможности

- Готовый файл для пяти ведомств: немецкий INSTAT/XML, подаваемый через eSTATISTIK.core, французский ответ EMEBI в сервисе DEBWEB2 на портале ProDouane, испанский файл, загружаемый в sede electronica ведомства AEAT, румынский XML ведомства INS и итальянские elenchi riepilogativi, загружаемые в Intr@web.

- Оба направления товарооборота: отгрузки, рассчитываемые прямо из заказов, и внутрисоюзные прибытия, которые ведутся в собственном реестре, заполняемом вручную или импортом файла CSV из бухгалтерии.

- Однократное сопоставление магазина с моделью Евростата: администратор указывает из выпадающих списков, какая характеристика несёт код товара, какая страну происхождения, откуда брать массу и номер VAT покупателя и какие статусы заказов считаются отгрузкой.

- Предпросмотр декларации с отчётом о недостающих данных, который называет конкретные заказы и товары, требующие дополнения, ещё до отправки файла в ведомство.

- История сформированных файлов с повторной загрузкой, то есть аудиторский след того, что и за какой период было подано.

- Ежемесячное автоматическое задание, которое формирует декларацию за прошедший месяц и присылает её по электронной почте вместе с вложениями, без входа в панель.

- Поддержка ведомственных тонкостей, которые не бросаются в глаза: разделение слишком большой декларации на последовательно пронумерованные файлы, статистическая стоимость, рассчитываемая процентной надбавкой, замещающий код покупателя при продаже потребителям, румынская нулевая декларация и итальянское имя файла, построенное по образцу ведомства.

Работа начинается с одного экрана настроек, на котором магазин переводится на язык Евростата. Администратор выбирает характеристику с товарным кодом, характеристику со страной происхождения, статусы заказов, считающиеся отгрузкой, и поле профиля, в котором покупатели указывают номер VAT ЕС. Всё выбирается из выпадающих списков, построенных из реальных данных магазина, поэтому знать какие-либо идентификаторы не нужно. Отдельное поле определяет, откуда брать номер VAT: из снимка заказа или из текущего профиля покупателя, что бывает важно для контрагентов, изменивших свои данные после покупки

Скриншот 1: сопоставление данных магазина с моделью Евростата в настройках модуля.

Вторая часть настроек касается того, что на практике чаще всего отличает один магазин от другого. Массу нетто можно брать из веса товара, из выбранной характеристики или из поля единиц измерения, приходящего из популярного расширения, а единицу разрешено указать отдельно, поскольку косметика описывается в миллилитрах, а добавки в граммах. Здесь же отмечаются витрины, ведущие продажу потребителям, где покупатель не указывает номер VAT, и задаётся адрес, на который приходит ежемесячное уведомление с готовой декларацией

Скриншот 2: источник массы нетто, продажа потребителям и адрес ежемесячных уведомлений.

Повседневная работа идёт в разделе «Заказы», в пункте Intrastat. Каждая строка представляет собой сохранённую декларацию для одной страны и одного направления, готовую к использованию в следующие месяцы. Рядом со строкой выбирается период и нажимается одна из двух кнопок: предпросмотр или формирование файла. Ниже накапливается история с именем файла, количеством позиций и суммой стоимости, поэтому на одном экране видно, что подано и за какой месяц. Компания, отчитывающаяся в нескольких странах, ведёт несколько деклараций рядом, не переключаясь между инструментами

Скриншот 3: список деклараций с выбором периода и историей сформированных файлов.

Сама декларация создаётся на форме, которая выстраивается по выбранной стране. В немецком варианте появляются идентификатор отчитывающегося лица, данные отправителя, Bundesland, вид транспорта и Art des Geschäfts, а под полями расположены пояснения, отсылающие к немецкой практике, включая тестовый режим, полезный при первой подаче. Подающий декларацию узнаёт поля, знакомые ему по порталу ведомства, вместо того чтобы разбираться в общих технических названиях

Скриншот 4: форма немецкой декларации с данными отчитывающегося лица и национальными справочниками.

Румыния идёт ещё дальше и спрашивает то, чего не требует ни одно другое ведомство, а именно лицо, отвечающее за декларацию. Его фамилия, имя и телефон должны попасть в файл рядом с номером CUI компании и наименованием организации. Форма запрашивает их прямо, вместо того чтобы оставлять в готовом файле пустое место, из-за которого импорт на портале ведомства завершился бы ошибкой. Отдельный переключатель определяет, будет ли декларация расширенной

Скриншот 5: форма румынской декларации с контактным лицом и расширенной декларацией.

Достаточно сменить страну, чтобы тот же экран выглядел совершенно иначе. Испания вообще не спрашивает данные отчитывающегося лица, зато ожидает провинцию отправления, условия поставки по Incoterms, вид транспорта и надбавку, по которой рассчитывается статистическая стоимость. Пояснения говорят тогда о Канарских провинциях и о стоимости транспорта до испанской границы. Профиль страны здесь настоящий слой правил, а не смена подписей, и именно он определяет вид итогового файла

Скриншот 6: форма испанской декларации с провинцией, Incoterms и надбавкой к статистической стоимости.

Франция запрашивает номер и наименование отчитывающегося лица, а также департамент отправления, и пояснения ведут прямо к сервису DEBWEB2 на портале ProDouane и подсказывают, что Корсика указывается как двадцатый департамент. У каждого ведомства свой набор полей, свой справочник и свой формат файла, и всё же их обслуживает одно расширение, в одном месте панели

Скриншот 7: форма французской декларации с департаментом отправления и данными отчитывающегося лица.

Италия позволяет подать декларацию в фискальном, статистическом или полном объёме, и этот выбор действительно меняет содержимое файла, поскольку фискальный объём не содержит статистических столбцов. В других инструментах это означает ручную очистку столбцов, здесь сводится к одному полю формы. Рядом с ним расположены три номера partita IVA, код пользователя Intr@web, код провинции и начальный ссылочный номер декларации

Скриншот 8: форма итальянской декларации с объёмом столбцов и номерами partita IVA.

Перед формированием файла стоит заглянуть в предпросмотр, который показывает декларацию ровно в том виде, в каком она попадёт в ведомство. Позиции уже сгруппированы по коду товара, стране назначения, стране происхождения и покупателю, с массой, стоимостью и характером сделки. В заголовке видны количество позиций и общая стоимость, то есть два числа, которые бухгалтерия сверяет с собственной ведомостью. При продаже потребителям в столбце покупателя появляется замещающий код, предусмотренный ведомством, поскольку у частного лица номера VAT нет

Скриншот 9: предпросмотр позиций после агрегации перед формированием файла.

Над таблицей позиций находится самая практичная часть предпросмотра, отчёт о недостающих данных. Модуль перечисляет в нём каждую позицию с неполными данными вместе со ссылкой на заказ и товар и названием отсутствующего поля, например страны происхождения, кода товара или массы. Исправление занимает минуту, а файл можно сформировать заново в тот же день. Пробелы проявляются до подачи декларации, а не после её отклонения

Скриншот 10: отчёт о недостающих данных с товарами, требующими дополнения перед подачей.

Магазины с широким ассортиментом иногда сталкиваются с официальным лимитом. Испанское ведомство принимает в одном файле не более девятисот девяноста девяти позиций, поэтому объёмная декларация должна быть разделена. Модуль делает это самостоятельно: сохраняет последовательно пронумерованные файлы с суффиксами, присваивает каждому собственное количество позиций и собственную сумму стоимости и помещает их все в историю отдельными ссылками для загрузки. Ежемесячное уведомление приносит весь комплект в одном письме

Скриншот 11: декларация, превышающая официальный лимит, разделённая на последовательно пронумерованные файлы.

Отчётная обязанность не заканчивается продажами. Компании, закупающие товар у поставщиков из Евросоюза, отчитываются также о прибытиях, а этих данных магазин не знает, потому что закупочные счета не проходят через заказы. Поэтому модуль ведёт для них отдельный реестр, в котором позиции можно внести вручную или загрузить одним файлом CSV из ведомости, подготовленной бухгалтерией. Импорт проверяет каждую строку по отдельности и перечисляет отклонённые вместе с номером строки, поэтому опечатка в коде товара не портит всю партию

Скриншот 12: реестр позиций по прибытиям с фильтром периода и загрузкой файла CSV.

Отдельный счёт поставщика вносится без подготовки файла. Форма позиции запрашивает период, код товара, страну отправления, страну происхождения, массу, количество и стоимость, то есть ровно то, что указано в счёте. Графу характера сделки можно оставить пустой, и тогда позиция принимает значение, заданное в самой декларации

Скриншот 13: ручное внесение отдельной позиции по прибытию.

С момента, когда позиции оказываются в реестре, дальнейший путь выглядит так же, как при отгрузках. Тот же предпросмотр, тот же отчёт о недостающих данных, та же кнопка формирования. Меняется значение полей: при прибытии столбец страны показывает страну отправления, а столбец контрагента исчезает, поскольку ведомства запрещают указывать его номер в декларации по прибытиям. Отчёт о недостающих данных ссылается тогда на позицию реестра, а не на заказ

Скриншот 14: предпросмотр декларации по прибытиям со страной отправления и отчётом о недостающих данных.

Напоследок мелочь, способная стоить отклонённой подачи. Итальянское ведомство диктует имя файла, составленное из кода пользователя, дня и месяца и порядкового номера декларации за этот день. Модуль присваивает его сам и следит за нумерацией, поэтому вторая подача в тот же день получает следующий номер без участия пользователя. В истории видны обе версии файла, каждая со своим количеством позиций и суммой стоимости

Скриншот 15: итальянский файл, названный по образцу ведомства, с порядковым ссылочным номером.

Модуль деклараций Intrastat превращает ежемесячную отчётную обязанность в рутину, занимающую несколько минут. Данные берутся из заказов, которые магазин хранит в любом случае, у прибытий есть собственный реестр, наполняемый одним файлом, конфигурация создаётся один раз, а каждый следующий месяц сводится к выбору периода и загрузке файла или к прочтению письма с готовой декларацией. Пять профилей стран работают рядом, а архитектура модуля продумана так, чтобы следующие страны Евросоюза добавлять как новые профили.

Приглашаем к сотрудничеству и покупке!